How To: Meetings

Kennen Sie das? Sie sitzen in einem Meeting und alles, woran Sie denken können, sind die klassischen Formen des Seppuku mittels Kugelschreiber. Woran liegt es, dass Meetings so ineffektiv sind?

Zumeist fehlt es einfach an einer Struktur. Die Meetings sind nicht vorbereitet, mäandern ungeführt von einem Themenblock zum nächsten, um schließlich in eine Sackgasse zu führen. Man einigt sich am Ende auf Formelkompromisse, um einfach zu entkommen.

Wie führe ich ein Meeting richtig?

• Agenda
• Ziel
• Time boxed
• Moderation

Zunächst sollte die Agenda des Termins vorab feststehen. Nur so können alle notwendigen Informationen beschafft werden. Auch nur so kann dem Meeting eine Struktur gegeben werden. Im Zweifel kann man so auch den Termin schlicht absagen, wenn die Inhalte nicht relevant erscheinen.

Ebenfalls sollten mögliche Ziele des Meeting benannt sein. Ist es eine Informationsveranstaltung? Oder sollen Entscheidungen getroffen werden? Welche Tragweite hat der Termin?

Gleichzeitig sollte ein Meeting “time boxed”, zeitbegrenzt,  sein. Effektiv ist eine Stoppuhr, die mitläuft und alle Viertelstunde darauf hinweist, dass “das Ende nahe ist”. Dies erhöht in Kombination mit den Zielen den Druck, tatsächlich zu einem Ergebnis zu kommen.

Wichtig, aber nicht immer möglich, ist es, einen “Facilitator” – als genauere Definition von Moderator bei Seite zu haben. Dieser kann als neutrale Person potentielle Konflikte auflösen und mithelfen einvernehmliche Einigungen zu erzielen. Alternativ sollte der Einladende als “Besitzer” des Termins diesen führen und möglichst der Agenda treu steuern.

Ist das nicht alles recht aufwändig? Nunja, wem die einleitende Begründung nicht ausreicht, der mag sich hier ein wenig umschauen.